Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів
Саксаганського районного суду
м. Кривого Рогу Дніпропетровської області
від 28 березня 2025 року №11
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
Саксаганського районного суду м. Кривого Рогу
Дніпропетровської області
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України зі змінами і доповненнями, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України зі змінами і доповненнями, з метою врегулювання певних питань, які відносяться до повноважень зборів суддів, визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.
2.1. У Саксаганському районному суді м. Кривого Рогу Дніпропетровської області використовується комп'ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
2.2. Для належного функціонування автоматизованої системи Саксаганський районний суд м. Кривого Рогу Дніпропетровської області забезпечує:
2.3. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями Саксаганського районного суду м. Кривого Рогу Дніпропетровської області врегульовані Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, з урахуванням особливостей, визначених цими Засадами.
3.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Саксаганському районному суді м. Кривого Рогу Дніпропетровської області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст.
3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання в паперовому вигляді.
3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.
3.5. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис".
3.6. Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
3.7. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Положення про автоматизовану систему документообігу суду та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
3.8.Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст.
3.9. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
4.1. Судові справи приймаються та реєструються у Саксаганському районному суді м. Кривого Рогу Дніпропетровської області в день їх надходження, в порядку черговості, та підлягають розподілу під час реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу суду уповноваженими особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та цими Засадами, з урахуванням спеціалізації, з понеділка по четвер виключно з 08.00 год. до 17.00 год., а в п’ятницю - виключно з 08.00 год. до 15.45 год., крім невідкладних судових справ, які підлягають реєстрації та розподілу і в неробочий час.
4.2. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
4.3. Справи, які відповідно до чинного законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду у неробочі дні (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо), підлягають реєстрації та розподілу в автоматизованій системі документообігу суду в неробочий день в загальному порядку, відповідальними працівниками суду, згідно графіку чергування працівників апарату Саксаганського районного суду м. Кривого Рогу у святкові та вихідні дні, який затверджується керівником апарату суду.
4.4. У Саксаганському районному суді м. Кривого Рогу Дніпропетровської області застосовується:
5.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.
5.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу здійснюється згідно з вимогами Положення про автоматизовану систему документообігу суду, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.
5.3. Керівник апарату суду (особа, яка виконує його обов’язки) або головний спеціаліст з питань персоналу щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та, в разі будь-яких змін, вносить дані щодо відсутності судді на робочому місці. Підставами для цього є накази (про відпустку, відрядження, увільнення), лікарняний тощо.
У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя в день невиходу на роботу зобов’язаний невідкладно повідомити про це керівника апарату суду (особу, яка виконує його обов’язки) або головного спеціаліста з питань персоналу.
5.4. Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 5.3. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.
5.5. Відмітка в табелі обліку робочого часу автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3» про перебування головуючого судді/судді-члена колегії в нарадчій кімнаті проставляється лише на підставі доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання головуючого судді, зареєстрованої в канцелярії суду.
5.6. Не буде порушенням вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду та цих Засад здійснення автоматизованого розподілу судових справ на одного суддю у разі:
5.7. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особами, відповідальними за автоматичний розподіл справ, які визначаються керівником апарату суду.
5.8. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
5.9. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
5.10. Не підлягають автоматизованому розподілу заяви про відвід судді, який розглядає заяву про відвід іншому судді в порядку КПК України, враховуючи, що подача такої заяви не передбачена КПК України. Передавати такі заяви судді, який розглядає заяву про відвід, для долучення до справи.
5.11. У разі надходження до канцелярії суду заяви про відвід слідчого судді або судді, який розглядає кримінальне провадження, вона реєструється та передається цьому судді для вирішення питання щодо підстав застосування ч. 4 ст. 81 КПК України або повернення цієї заяви до канцелярії суду для визначення судді у порядку, встановленому ч. 3 ст. 35 КПК України.
5.12. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
5.13. У разі якщо судді погоджено заяву про надання днів відпочинку за раніше відпрацьований час, автоматизований розподіл справ за участю такого судді не здійснюється за один робочий день до дня відпочинку.
6.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19, підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення.
6.2. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді незалежно від графіку чергування слідчих суддів, окрім неробочих днів.
6.3. У разі, якщо клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню розглядались декількома слідчими суддями, розподіляти справу судді, який розглядав справу з індексом «1-кс» по цьому кримінальному провадженню першим.
6.4. Судові справи, які надійшли до суду за підсудністю, передавати судді, який попередньо розглядав цю судову справу та виносив судове рішення про направлення цієї справи за підсудністю, без здійснення автоматизованого розподілу, шляхом створення в автоматизованій системі документообігу суду протоколу передачі судової справи раніше визначеному складу суду.
6.5. Судові справи про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після дооформлення, передавати судді, який попередньо виносив судове рішення про повернення цієї судової справи, без здійснення автоматизованого розподілу, шляхом створення в автоматизованій системі документообігу суду протоколу передачі судової справи раніше визначеному складу суду.
6.6. У разі відсутності судді на роботі (відпустка, відрядження, увільнення, лікарняний тощо) понад 15 календарних днів, справи про адміністративні правопорушення, що повернулися після дооформлення, підлягають автоматизованому розподілу між усіма суддями суду, які мають повноваження на момент автоматизованого розподілу.
6.7. У разі відсутності (відрядження, лікарняний, відпустка, увільнення, підвищення кваліфікації, нарадча кімната, тощо) понад 5 робочих днів головуючого судді у справі щодо особи, відносно якої вже наявне кримінальне провадження, автоматизованому розподілу між усіма суддями, які мають на час розподілу повноваження щодо їх розгляду, на загальних підставах, підлягають судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
6.8. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19, підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу, якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.
7.1.Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення.
7.2. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.
7.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 цього Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених
у пункті 2.3.3 Положення.
7.4. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді (судді-доповідача) на строк, що не призводить до порушення строків розгляду справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.
7.5. Повторний автоматизований розподіл судових справ у випадку тимчасової непрацездатності або відпустки на строк, що призводить до порушення строків вирішення справ або питань, пов’язаних з їх розглядом (зокрема, вирішення питання про обрання/ продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою), здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) на виконання рішення Зборів суддів.
Такі збори суддів скликаються головою суду (особою, яка виконує обов’язки голови суду) за ініціативою (вмотивована службова записка на ім’я голови суду) головуючого судді або, за його усним розпорядженням, помічника судді/секретаря судового засідання.
7.6. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.
7.7. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ, які залишись не розглянутими, у випадках: припинення повноважень судді щодо здійснення правосуддя, звільнення з посади судді, увільнення, перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку, довготривалого лікарняного (понад 2 місяці), відсторонення судді від посади або його смерті.
Такі справи всіх категорій підлягають повторному автоматизованому розподілу між усіма суддями суду, які на момент автоматизованого розподілу судових справ мають повноваження для здійснення правосуддя.
В цьому разі розподіл інших справ, що надходять до суду, здійснюється в загальному порядку.
8.1. За рішенням зборів суддів суду можуть встановлюватися та змінюватися коефіцієнти навантаження щодо розгляду справ, коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи та відсоток адміністративних посад.
9.1. Збори суддів Саксаганського районного суду м. Кривого Рогу Дніпропетровської області мають право запроваджувати та скасовувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
9.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями Саксаганського районного суду м. Кривого Рогу Дніпропетровської області здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
9.3. В Саксаганському районному суді м. Кривого Рогу Дніпропетровської області діє та запроваджена спеціалізація суддів з розгляду справ, які віднесені до компетенції слідчих суддів.
9.4. Щоквартально затверджувати зборами суддів графік чергування слідчих суддів у вихідні та святкові дні. У випадку тимчасової відсутності (перебування на лікарняному, у відпустці, у відрядженні та з інших причин) слідчого судді, який визначений графіком чергування слідчих суддів у вихідні та святкові дні здійснювати заміну суддею, який зазначений наступним у графіку чергування слідчих суддів. Зміни в графік чергування слідчих суддів у вихідні та святкові дні вносити лише за попередньою письмовою заявою судді, який з поважних причин не має можливості прийняти участь у чергуванні відповідно до графіку, або його помічника.
9.5. Щорічні відпустки слідчих суддів плануються таким чином, щоб на період знаходження у відпустці слідчих суддів, у суді залишалось працювати два слідчих судді.
9.6. У період виборчого процесу, на весь час підготовки та проведення виборів, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, наказом голови суду та керівника апарату суду затверджуються графіки чергування суддів та працівників апарату суду в неробочі та вихідні дні з подальшим наданням іншого дня відпочинку за чергування відповідно до ст.ст.72,107 КЗпП України.
10.1. У випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи документообігу суду та тривання таких обставин більше 5 годин, дані обставини мають фіксуватися актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду, (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
10.2. За наявності вище вказаних обставин канцелярія суду здійснює приймання матеріалів та справ у звичному порядку, складаючи їх за хронологією. Реєстрація та розподіл таких справ в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день (у разі значного обсягу справ та матеріалів та відновлення роботи в кінці робочого дня) після усунення згаданих обставин.
10.3. Справи, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо), у випадку настання вище вказаних обставин, розподіляються в ручному режимі на підставі письмового розпорядження керівника апарату суду, яке не пізніше наступного дня (після відновлення роботи системи) заносить до автоматизованої системи документообігу суду, з наступним занесення інформації про справу до автоматизованої системи документообігу суду невідкладно після налагодження роботи системи.
10.4. В разі надходження до суду дублюючих позовних заяв, адміністративних позовів та інших матеріалів, які аналогічно відтворюють зміст вимог та їх обґрунтування, та які пройшли реєстрацію та систему автоматичного розподілу, залучати їх до матеріалів того провадження, яке зареєстроване в суді першим та на момент надходження наступного позову (матеріалу, тощо) не знайшло свого процесуального вирішення.
11.1.Керівник апарату суду щорічно звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.
11.2.Керівник апарату суду на вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження.
12.1. Внесення недостовірних даних до автоматизованої системи документообігу суду, допущення інших порушень, які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками апарату суду, відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності, установленої законом.
12.2. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
13.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи.
13.2. Питання щодо функціонування автоматизованої системи, котрі не врегульовані цими Засадами вирішуються та регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та відповідним законодавством, що діє у цій сфері.
13.3. Внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду здійснюється на підставі рішення зборів суддів Саксаганського районного суду м. Кривого Рогу Дніпропетровської області шляхом викладу Засад в новій редакції.
Відповідні зміни вносяться до автоматизованої системи документообігу суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
13.4. Засади підлягають опублікуванню на вебпорталі.
13.5. Засади є обов’язковими для застосування всіма суддями та працівниками апарату суду.
_03_03.png)
